Lorsque l’on travaille pour un projet de site web e-commerce, on pense toujours en priorité au client.

Où vais-je placer mon module de cross-selling, afin que mes clients puissent facilement retrouver des produits qui pourraient leur plaire ? Comment vais-je agencer ma page d’accueil, pour mettre en valeur mes offres et lui donner de la vie ? La ligne de flottaison est-elle bien située sous mon bouton ajouter au panier, pour demander le moins d’actions à mon client ?

Mais l’utilisateur final n’est pas toujours le client
, cela peut être également vos salariés, ou vous-même, lorsque vous utilisez votre outil de travail tous les jours pour mettre à jour le site, préparer les commandes et répondre aux clients.

Lors de la création ou de la refonte de votre site web, n’oubliez  donc pas les fonctionnalités back-office !

e-commerce et back office

Exemple : la préparation de commandes

Préparer ses commandes peut être assez fastidieux dès lors que l’on passe plus de 20 commandes par jour.

Si vous venez de passer ce cap, il peut être intéressant de réfléchir à une nouvelle méthode de travail. Optimiser votre temps de travail pourra rapidement vous faire gagner de précieuses heures, et vous faire économiser pas mal de stress durant les fortes périodes d’activité.

Pour illustrer ces fonctionnalités back-office, rien n’est plus parlant pour un commerçant du web que la préparation de commandes : l’une des tâches les plus répétitives et chronophages.

La plupart des petits e-commerçants préparent les commandes directement depuis leurs terminaux (PC, tablettes, smartphones pour certains …), une à une. Tous les commerçants n’impriment d’ailleurs pas les bons de livraisons, pensant réduire le temps de préparation et leur consommation de papier.

Imprimer vos bons de livraison peut avoir 2 avantages :

  • rassurer le client sur ce qu’il a commandé,
  • et limiter les risques d’erreur d’envoi.

Je pense au cas où votre client vous affirme qu’il a commandé la couleur rouge, alors que c’est le modèle bleu qui apparaît dans votre administration. Lorsqu’il verra le bon dans le colis, et que le produit correspond bien au bon de livraison, il se remettra lui-même en cause, en vérifiant s’il ne s’est pas trompé lors de sa commande.

Si cela n’est pas toujours conseillé, vous pouvez en revanche gagner du temps de bien d’autres façons.

Vous pouvez tout à fait demander un outil spécifique à votre agence web de préparation de commandes. Un outil qui vous imprime tous les bons de livraison ensemble, et pourquoi pas les trier par ordre de priorité, en mettant en premier les bons de livraison des commandes choisies en express. L’outil peut également vous faire gagner du temps de picking, comme nous avons choisi de le faire (voir plus bas), en rassemblant sur un seul listing tous les produits de la journée. L’outil peut également sortir avec les bons de livraison directement l’étiquette du transporteur.

Imaginez avoir d’un côté votre bon, et de l’autre l’autocollant du transporteur à coller sur le colis, comme le font certains grands e-commerçants. Corriger les adresses, codes postaux ou villes peut prendre pas mal de temps. Et dans certains cas insolubles, ou le code postal et la ville ne correspondent pas, vous allez contacter votre client pour lui demander de corriger, et interrompre votre processus de préparation.

Certains outils font cela directement dans le formulaire de création de compte du client,   et limiteront ainsi ce genre d’erreur. Pensez à vous renseigner là-dessus !

D’autre cas pratiques

Il est important que vous listiez les tâches répétitives quotidiennes. Ce sont ces tâches-là que vous devrez optimiser.

Vous passez beaucoup de temps à stocker vos produits ? Peut-être faudra-t-il penser aux outils d’import de stock, important en un clic le stock depuis un fichier CSV.

Vous modifiez manuellement les produits de votre page d’accueil régulièrement ? Un outil de proposition automatique pourra se charger de cela, en cherchant à votre place des produits selon vos critères, qu’il poussera tous les jours en page d’accueil.

Vous classez régulièrement vos produits dans les catégories, afin de mettre en haut les meilleures offres ? Un outil automatique pourra vous aider, en recherchant le nombre de pages vues pour chaque produit, et s’ils sont nouveaux ou en promotion, les mettre en haut des catégories.

Il n’y a donc pas de solution toute prête et bonne pour tous. Chaque e-commerçant à ses propres problématiques. Cherchez donc tout d’abord à lister les tâches qui vous prennent du temps et vous posent régulièrement problème. Vous pourrez alors prioriser cela, et choisir d’améliorer seulement les plus chronophages.

Notre cas

Nous avons mis en place sur notre site cadeau-maestro.com plusieurs outils, dans cette optique de nous faire gagner du temps. Par exemple, nous avons développé en interne un module qui en 1 clic passe toutes les commandes « acceptées » en « préparation en cours », et génère une liste de picking des objets de l’ensemble des commandes ainsi modifiées.

E-commerce : optimiser la gestion du temps via le back office

Le véritable intérêt est le gain de temps  lors du picking : prendre ainsi les objets non plus un par un, mais prendre une référence en plusieurs exemplaires pour toutes les commandes de la journée.

Trier cette liste de picking par emplacement nous permet de prendre un chemin très court, car nos emplacements ont été pensés ainsi.Nous limitons ainsi nos va-et-vient, et gagnons beaucoup de temps lorsque nous avons de nombreuses  références.

Prendre du recul sur son activité est toujours une bonne chose. Pendant une journée, pourquoi ne pas suivre le travail de vos collaborateurs et le vôtre, et vous posant cette question : cette action pourrait-elle être optimisée ?

Article rédigé par Sylvain Bruyère, fondateur de Cadeau Maestro, une boutique en ligne qui propose une sélection de cadeaux originaux pour toutes les occasions (anniversaires, Saint-Valentin…) et pour tous les budgets.

Crédits photos : merci à Chris Blakeley, à Cadeau Maestro

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