L’envoi d’emails est un outil incontournable dans la stratégie de communication d’une entreprise.  Mais attention à ne pas céder aux sirènes de la tentation : de la prospection au spamming (l’envoi de spams), il n’y a qu’un pas, souvent vite franchi.

Voici ce que dit la loi :

Qu’est-ce qu’un spam ?

Un spam est tout simplement une communication électronique non sollicitée. Le plus souvent, il prend la forme d’un courrier électronique.

Il y a bien sûr les “classiques” du genre qui prennent la forme de courriels publicitaires pour des pilules miracles ou des tentatives d’arnaques en tout genre (les riches héritiers qui veulent vous donner leur argent, les gains à une loterie fictive…).

Mais un email envoyé de bonne foi peut aussi être considéré comme un spam s’il ne respecte pas les conditions définies par la loi.

Situation 1 : Vous écrivez à des particuliers

La CNIL vous impose de recueillir le consentement préalable des destinataires de votre emailing. A défaut, vous risquez une amende de 750 euros par message expédié irrégulièrement ! (article R.10-1 du code des postes et des télécommunications).

Comment, dans ce cas, obtenir le consentement de vos contacts ? Le plus simple est de commencer par faire de la publicité pour votre entreprise en ligne (réseaux sociaux, site internet…) et hors ligne (prospectus, affichages, partenariats…).

Votre prospect peut alors par exemple s’abonner directement à votre newsletter sur votre site ou accepter de recevoir des emails au moment de l’achat sur votre e-commerce. Vous pouvez aussi utiliser les coordonnées électroniques d’une personne si elle vous les a communiquées volontairement dans le cadre d’une relation contractuelle. Mais, en aucun cas, vous ne devez lui forcer la main.

Vous devez aussi déclarer la constitution de votre base de données clients à la CNIL et rajouter le numéro de constitution dans les mentions légales de votre site web si vous en avez un.  Le non respect de cette formalité peut vous coûter très cher : la loi prévoit une sanction allant jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende (article 226-16 du code pénal modifié par la loi du 6 août 2004).

Enfin, un lien de désabonnement à votre liste de diffusion doit obligatoirement figurer sur chacun de vos messages. Même si ce n’est pas obligatoire, vous pouvez aussi offrir cette possibilité directement sur votre site web.  En montrant que vous êtes transparent, vous renforcerez votre crédibilité et votre image de marque.

Situation 2 : Vous  écrivez à des entreprises

Dans ce cas,  vous êtes dispensé de l’obtention d’un accord préalable.

En revanche, vous restez soumis à certaines contraintes :

  • Vous devez envoyer votre email sur l’adresse générique de l’entreprise (par exemple : contact@quelquechose.com). Si vous écrivez directement à une adresse qui permet d’identifier un individu, alors son consentement est nécessaire.
  • Les messages envoyés doivent correspondre aux fonctions ciblées. Concrètement, cela signifie qu’il faut qu’il y ait un lien entre le message et votre interlocuteur.  Si vous envoyez un email à une entreprise de services à domicile (jardinage, ménage…) alors que vous vendez des logiciels de gestion de stocks et de marchandises, alors vous êtes un spammeur.
  • Vous devez aussi déclarer votre fichier à la CNIL et afficher le numéro de constitution sur votre site web. Sinon, la sanction prévue est la même que si vous spammiez des particuliers : 5 ans d’emprisonnement et 300 000 euros d’amende.
  • Le lien de désinscription à la liste de diffusion est aussi obligatoire

En respectant ces règles, vous améliorez aussi votre efficacité commerciale ! Il est toujours préférable de bien choisir les destinataires de vos emails pour obtenir des contacts qualifiés qui seront potentiellement intéressés par votre offre. Et vous ne prenez pas le risque d’être privé d’accès à internet par votre FAI…..

Crédits photos : merci à @rgs, à buggolo

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