Des factures aux bulletins de salaire en passant par les bons de commande, combien de temps devez-vous conserver vos documents professionnels ?

Pour vous aider à y voir plus clair, voici un petit récapitulatif qui vous sera utile :

Combien de temps garder les documents comptables, commerciaux…

Les documents comptables (factures clients et fournisseurs, livre journal…)

  • Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
  • Pièces justificatives (bon de commande, bon de livraison et de réception, factures clients et fournisseurs) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Les documents fiscaux (impôt sur le revenu, BIC, BNC…)

  • Impôt sur le revenu et sur les sociétés : 6 ans
  • Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) au régime réel : 6 ans
  • Impôts sur les sociétés pour l’EIRL et les sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) : 6 ans
  • Impôts directs locaux (par exemple : taxe foncière) : 6 ans
  • Cotisation foncière des entreprises (CFE) : 6 ans
  • Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA, taxe sur les conventions d’assurance) : 6 ans

En cas de travail dissimulé, d’activité illicite, de fraude fiscale… et de toute autre activité occulte, ces délais passent à 10 ans.

Les documents sociaux (statuts et différents actes de la société)

  • Comptes annuels (bilans, comptes de résultat, annexes…) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice
  • Statuts de la société et pièces modificatives de statuts  : 5 ans à compter de la perte de la personnalité morale (ou radiation du RCS)
  • Actes liés au fonctionnement de la société et traité de fusion : 5 ans
  • Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration : 5 ans à partir de la fin de leur utilisation
  • Feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration et rapports du commissaire aux comptes : 3 derniers exercices

Conserver les documents administratifs

Les documents commerciaux et civils (contrats, garanties, polices d’assurance…)

  • Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans
  • Contrats conclus par voie électronique à partir de 120 € : 10 ans à compter de la livraison ou de la prestation
  • Contrats, conventions, correspondance commerciale : 5 ans
  • Documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires) et documents de transport de marchandises : 5 ans
  • Documents concernant la propriété intellectuelle (dépôts de brevets…) : 5 ans à compter de la fin de la protection
  • Dossiers des avocats : 5 ans à compter de la fin du mandat
  • Déclaration en douane : 3  ans
  • Garanties pour les biens ou pour les services : 2 ans
  • Police d’assurance : 2 ans à compter de la résiliation du contrat

Les documents liés à la gestion du personnel (bulletins de salaire, feuilles d’heures…)

  • Bulletins de salaire (double papier ou bulletin électronique) : 5 ans
  • Registre unique du personnel : 5 ans à compter du départ du salarié
  • Documents relatifs aux contrats de travail, aux salaires, aux primes et indemnités, aux régimes de retraite… : 5 ans
  • Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du CHSCT : 5 ans
  • Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM : 5 ans
  • Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
  • Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans
  • Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation : 1 an
Crédit photo : Shutterstock.com
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