Au départ, on croit que tout va être simple. On se dit qu’on va envoyer un devis au client puis une facture.

Mais il y a toujours des situations pratiques qui soulèvent des questions :

  •  un client potentiel qui vous contacte alors que vous n’êtes pas encore immatriculé
  • la demande de versement d’un acompte à facturer
  • une erreur commise sur une facture que vous souhaitez rectifier
  • ….

Voici des réponses à certaines questions que vous vous posez (ou que vous serez amené à vous poser) :

Ce dossier est proposé à l’occasion des 3 journées Facturez comme un Pro du 15 au 17 décembre 2015 sur Gautier-Girard.com. 

Facturation : des situations concrètes et des solutions

1) Vous avez créé votre entreprise mais vous n’avez pas encore reçu votre identifiant Siren/Siret.  Avez-vous le droit de facturer ?

Oui, vous pouvez facturer. Il vous suffit d’ajouter sur vos factures :  « SIRET : En cours d’attribution ».

Ensuite, il vous suffira d’envoyer à votre client votre numéro Siret dès que vous le recevrez ou tout simplement de lui adresser votre facture rectifiée (votre numéro Siren/Siret doit obligatoirement apparaître sur tous vos documents comptables).

2) Vous voulez demander au client le versement d’un acompte avant le début d’une mission. Comment procéder pour le facturer ?

Vous devez obligatoirement émettre une facture pour chaque acompte perçu.

Voici comment procéder :

- Mentionnez le versement de l’acompte dans le devis que vous ferez signer au client (le montant de l’acompte peut être indiqué en euros nets à payer ou en pourcentage)

- Envoyez votre facture d’acompte. C’est une facture comme une autre, qui suit la numérotation chronologique de vos factures, mais qui s’appelle “facture d’acompte”.  Vous allez indiquer par exemple “acompte, selon devis n°xxx”. Si vous êtes assujetti à la TVA, vous pouvez consulter ce dossier : Faut-il appliquer la TVA à une facture d’acompte ?

- Quand vous envoyez votre facture définitive, vous mentionnez les acomptes réglés (montant, date et numéro de la facture)

3) Faut-il obligatoirement commencer une facture par le numéro 1 ?

Non,  vous pouvez tout à fait commencer par le numéro de votre choix

En revanche, il y des règles à respecter :

  • la facturation doit être continue et chronologique,
  •  il ne doit pas y avoir d’interruption (vous ne pouvez pas modifier ou supprimer une facture qui a été remise au client)

4) Comment faire en cas d’erreur ? Est-il possible de corriger une facture ?

Vous ne pouvez pas corriger ou supprimer une facture que a déjà été émise.En cas d’erreur,  le plus simple est alors de générer un avoir puis de créer une nouvelle facture qui remplacera l’ancienne.

L’avoir est une copie de la facture sur laquelle vous avez commis l’erreur. Elle est intitulée”avoir” et non “facture” et elle comporte la référence de la facture visée par l’avoir.

A ce sujet, vous pouvez lire les explications détaillées de Gaël Vialle (Cheerbill, logiciel de gestion commerciale) : Comment rectifier une erreur sur une facture sans risquer une sanction pénale ou fiscale ?

5) Pour les ventes entre professionnels, est-il possible de prévoir un délai de paiement inférieur aux délais légaux ?

Oui, vous avez tout à fait le droit de prévoir un délai de paiement plus court que les délais légaux. Il faut dans ce cas que cela apparaisse dans vos conditions générales de vente.

Vous devez aussi vous assurer que votre client a bien pris connaissance de vos CGV.  Pour cela, il y a deux possibilités :

  • vous lui demandez de signer vos CGV
  • ou vous rajoutez sur votre devis une mention qui précise que la signature du devis vaut acceptation des conditions générales de vente

A ce sujet, vous pouvez consulter le dossier : Comment raccourcir les délais légaux de paiement ?

Et vous, quelles sont les questions que vous vous posez au sujet de la facturation ?

Crédit photo : Shutterstock.com
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