C’est une situation que tous les entrepreneurs connaissent : vous téléphonez à un prospect ou à un futur partenaire pour une première prise de contact, et la personne ne décroche pas. Vous êtes alors confronté à son répondeur…

Comment procéder pour que votre message soit réellement efficace ? Voici 7 conseils qui vous aideront  à vous démarquer :

Prospection et phoning : réussir un message sur répondeur

1 ) Votre objectif : une première prise de contact

Lorsqu’il s’agit d’une première prise de contact, vous ne laissez pas un message sur le répondeur d’un prospect pour qu’il vous rappelle dès qu’il l’aura écouté. S’il le fait, c’est tant mieux pour vous mais il ne faut pas vous formaliser s’il ne vous rappelle pas.

Votre objectif doit être différent. Ce qu’il faut avant tout, c’est capter l’attention de la personne qui va écouter le message.  Vous allez utiliser le répondeur pour nouer un premier contact et faciliter vos échanges ultérieurs.

Dans tous les cas, il est très important d’oser parler “après le bip” : vous vous démarquerez déjà de tous ceux, et ils sont nombreux, qui ont raccroché sans rien dire…

2 ) Entraînez-vous

Si vous n’êtes pas un commercial chevronné, vous n’avez pas le choix : vous devez vous entraîner.  N’oubliez pas qu’en laissant un message un répondeur, vous communiquez aussi sur votre entreprise. Alors autant éviter de bafouiller, d’être confus ou de se répéter !

Le mieux est de préparer un pitch chronométré de votre présentation. Vous allez vous exercer à le lire, à l’assimiler et à l’animer pour que votre message soit naturel et vivant. Vous pourrez aussi garder votre argumentaire sous les yeux pour vous rassurer et éviter d’oublier un élément important.

3 ) Aller à l’essentiel

Il faut être concis : votre message ne doit pas excéder 30 secondes.  Il faut donc aller à l’essentiel et éviter de vous perdre dans les détails ou de trop en dire sur l’objet de votre appel.

Voici par exemple le contenu d’un bon message :

  • Un bonjour suivi du nom du client (à ce sujet, vous pouvez lire ce dossier : Appeler un chat un chat, une astuce infaillible pour vendre plus )
  • Votre identité : votre prénom, votre nom et le nom de votre entreprise
  • Une formule type pour animer votre message et créer un lien : “Vous avez peut-être déjà entendu parler de nous”
  • Indiquer l’objet de l’appel : si vous êtes recommandé par quelqu’un, vous pouvez l’indiquer avant de présenter l’objet de votre message. Il peut s’agir d’une nouveauté, d’une promotion, d’un produit spécifique, d’une réponse à un besoin que vous avez identifié….
  • Vous faites suivre l’objet de l’appel par une formule-type qui précise que votre proposition est ciblée et personnalisée. Vous pouvez dire par exemple : “car je pense que cela pourrait vous intéresser”
  • Si vous avez l’e-mail du prospect, vous pouvez alors dire que vous allez lui envoyer un e-mail suite au message avec les différentes informations.
  • Vous terminez votre message en invitant la personne à vous rappeler et en laissant votre numéro de portable
  • Enfin, vous clôturer la communication sur une formule de politesse

4 ) Le choix des mots

Le choix des mots employé est très important. Vous devez donc veiller à ne pas oublier les formules de politesse, et à privilégier les tournures et les mots positifs.  Il faut éviter les formulations de type  “puisque je n’arrive pas à vous joindre…” ou trop autoritaires “rappelez-moi au 06….”.

5 ) Utiliser la communication non verbale

La chanteuse Barbara disait que “la voix est la musique de l’âme”.  Votre voix laisse deviner une personnalité, elle véhicule une émotion et à ce titre elle est un support de communication à part entière.

Vous devez travailler votre débit, vos intonations, votre rythme pour que votre message soit réellement percutant. N’oubliez pas non plus que le sourire “s’entend” au téléphone !

Le mieux est de parler comme si vous aviez vraiment la personne en face de vous,  mais en évitant les silences car il n’y a pas d’interaction directe.

6 ) Un suivi écrit

Si vous avez l’adresse e-mail de votre contact, vous pouvez vous en servir pour lui envoyer les informations essentielles et contribuer ainsi à renforcer la relation que vous avez initié par téléphone.

7 ) Rappeler !

Comme indiqué précédemment, l’objectif de votre message sur répondeur est avant tout de créer un premier contact. Ne commettez pas l’erreur d’attendre que votre contact vous rappelle, en interprétant à tort son absence de réaction comme équivalent à un refus.  Il ne faut pas hésiter à rappeler pour pouvoir échanger directement avec lui.

Et vous, avez-vous des astuces pour réussir à laisser un bon message sur le répondeur d’un prospect ?


Crédit photo : merci à Drew Leavy

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